Мы собираем файлы cookie и применяемрекомендательные технологии

Электронные чеки: что это и как отправлять клиентам
  • CRM

Электронные чеки: как реализовать переход и отправку покупателям

Исследования Всемирного экономического форума показали, что к 2025 году цифровизация может пополнить мировую экономику на 100 трлн долларов. И это неудивительно, ведь в 2023-м смартфоны есть у 5,25 млрд людей, а более 2,14 млрд людей в мире покупает товары в интернете.

Современный digital внедрился даже в офлайн-процессы, например, заменив бумажные квитанции цифровыми аналогами, которые легко получить прямо в торговой точке. О том, что такое онлайн-квитанции и как правильно их применять, подробнее расскажем в этом материале.

Что собой представляет онлайн-чек 

Это подтверждение покупки в цифровом формате. С ним можно проводить те же операции, что и с бумажной квитанцией: возвращать товары, оформлять налоговый вычет и так далее.

Получить онлайн-чек можно в любой торговой точке — от автомастерской до пекарни. Это определено в законе 54-ФЗ, согласно которому организации и частные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику и выдавать клиенту бумажный или цифровой чек.

Вместо бумажного документа потребителю можно отправить подтверждение покупки:

  • через SMS-сообщение

  • на привязанный к телефонному номеру аккаунт в мессенджере

  • по электронной почте

Обычно электронная копия чеков выдаётся кассиром или в автоматическом порядке. Во втором случае продавец подписывает договор с оператором фискальных данных (ОФД), оплачивает выбранный тариф и получает возможность отправлять чеки по SMS. Вариант пересылки через email — бесплатный. 

В чём разница электронного чека от бумажного 

Несмотря на одну цель (подтверждение факта покупки), документы отличаются по следующим параметрам. 

Причина оформления

Бумажная квитанция выдаётся на любую покупку, даже если клиент от неё отказывается. В свою очередь, чек в электронном виде высылается по запросу потребителя. 

Наличие контактных данных

Для печатного экземпляра они не требуются, зато составить онлайн-чек без телефона или электронной почты клиента не получится. Предоставить эти данные можно только перед расчётом. 

Важно! Поскольку телефон и email относятся к персональным данным, продавец должен собирать и обрабатывать их в установленном законом порядке: 

  • Разъяснить потребителю, зачем у него берут информацию (ст. 5,6 ФЗ «О персональных данных»).

  • Не применять эти сведения в личных и других, не связанных со сделкой целях.

Срок эксплуатации

Напечатанные чеки быстро портятся, выцветают и стираются. Кроме того, такие бумаги неудобно хранить, поэтому их часто выбрасывают (даже те, что в будущем могут пригодиться). Электронные чеки более практичны — их не нужно складировать, они всегда под рукой.

Время получения

Бумажная квитанция выдаётся в момент проведения покупки. У электронного чека более гибкие сроки:

  • в течение двух суток после совершения сделки

  • сразу после получения посылки от доставщика (для онлайн-покупок)

Кроме того, квитанции немного отличаются по реквизитам.

Форматы цифрового чека

Правила оформления онлайн-квитанций регулируются ст. 4.7 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в РФ», которая определяет, как выглядит электронный чек для каждого канала связи.

SMS

Электронные чеки на телефон ограничены числом символов, поэтому в них указаны только базовые сведения:

  • название документа

  • число и время совершения сделки

  • сумма к оплате

  • номер кассы

  • фискальный признак

  • ссылка на ОФД-сайт

Быстро направить клиентам SMS с онлайн-чеком можно через CPaaS-сервис Exolve, где можно не только отследить успешность доставки, но и сформировать базу покупателей.

Email

В сравнении с SMS-вариантом этот — более объёмный. Он содержит:

  • название документации

  • данные о смене

  • точное время и день проведения сделки

  • адрес организации

  • собственное имя предпринимателя или наименование фирмы

  • ставку по налогу на добавленную стоимость

  • признак расчёта

  • название продукта

  • стоимость единицы продукции

  • размер полного платежа

  • порядок оплаты

  • индивидуальный номер КА

  • заводской номер ФН

  • фискальный признак

  • порядковый номер квитанции

  • должностные данные и Ф. И. О. продавца

  • ИНН компании или частного предпринимателя

  • ресурс, где клиент сможет оценить достоверность документа

  • QR-код (минимум 2×2)

Мессенджер, связанный с телефонным номером покупателя

Квитанции для Telegram, WhatsApp и прочих мессенджеров приходят в виде картинки, pdf-файла или ссылки с днём, временем и суммой заказа (при взаимодействии открывается доступ к полной версии цифрового чека). Формат квитанции такой же, как в email-варианте.

Подобные документы удобно хранятся в памяти смартфона и легко находятся, если нужно обменять покупку.

QR-коды в квитанциях

Код быстрого отклика содержит в чеке зашифрованные данные о транзакции, которые сразу направляются в налоговый орган. Отсканировав QR через приложение, покупатель узнает:

  • день и время совершения покупки

  • номер фискальной документации и накопителя

  • общий размер платежа

  • признак расчёта и так далее

Использовать QR-коды удобнее, чем электронную почту или номер телефона, так как клиенту не нужно диктовать свои данные — достаточно достать смартфон и оцифровать 2D-картинку.

Кроме того, QR-коды сегодня стали обычным делом. С сентября 2020-го по апрель 2021-го доля опрошенных потребителей, использовавших их как способ оплаты, выросла с 35,53 до 83%. А исследования Statista в 2020-м показали, что 64% российских пользователей приветствуют внедрение формулы Quick Response.

Цифровой чек с маркировкой

Маркировка — это специальный реквизит квитанции, который содержит подробную информацию о товаре.

При получении маркированной квитанции помимо уже упомянутых данных покупатель увидит:

  • код продукта;

  • серийный номер;

  • знак маркировки (буква «М»).

Цифровые чеки с рекламой

Рекламные онлайн-квитанции не только повышают качество продаж, но и налаживают коммуникацию бренда с покупателями:

  • через сбор фидбэка (в чек можно зашить контакты поддержки или QR-коды со ссылкой на интернет-магазин, где покупатели смогут задавать вопросы или оставлять отзывы)

  • через подключение программы лояльности (разместив в документе ссылку на скидки или призы от партнёров)

Кроме того, из квитанции можно сделать мини-лендинг, добавив в него лого, цвета или слоган бренда.

Чтобы создать в чеке рекламу, нужно зайти в личный кабинет ОФД, собрать документ на конструкторе (выставить цвета, заголовок, СТА и так далее) и указать способ отправки.

Когда бумажные квитанции обязательны

Только если нет другого способа подтвердить покупку, и при этом касса работает в автономном режиме. Например, когда магазин не имеет доступа к интернету и не может подключиться к ОФД.

Но даже если клиент отказывается принимать квитанцию, продавец всё равно обязан сформировать и выдать электронный чек покупателю. Иначе это будет нарушением КоАП РФ и повлечёт наложение штрафа.

Цифровые чеки для интернет-магазинов

Для онлайн-торговли это главный способ расчёта. В этом случае интернет-магазин формирует цифровые квитанции, руководствуясь контактами, которые клиент дал во время регистрации или заявки на покупку.

Поэтому бумажные чеки не нужны. Исключение — ситуации, когда оплата проводится по месту курьерской доставки. Тогда квитанция составляется через онлайн-кассу, печатается и выдаётся потребителю. Но и в этом случае покупатель имеет право попросить онлайн-чек.

Облачные кассы для доставщиков

Чтобы курьеры онлайн-магазина могли пользоваться облачной кассой, достаточно разместить в своей торговой точке один стационарный аппарат — это позволит связать ККТ с удалёнными девайсами доставщиков. При этом количество курьеров, пунктов выдачи и даже онлайн-магазинов будет неограничено.


Курьерскую онлайн-кассу разрешено использовать:

  • Для дистанционных продаж, когда сотрудник привозит и берёт плату за товар.

  • Для нестационарной торговли.

  • При оплате по месту осуществления работ. К примеру, когда перевозчик доставляет груз и расчёт проводится сразу после приёмки.

Облачная касса избавит от необходимости:

  • приобретать ККТ для каждого онлайн-магазина или доставщика;

  • заключать договор с ОФД для всех касс;

  • нести дополнительные расходы на ремонт и сервис каждого кассового аппарата.

Сделать электронный чек можно за пару минут:

  • Курьер привозит заказ, за который покупатель рассчитывается картой или наличными (полная сумма или с учётом предоплаты).

  • Доставщик запрашивает разрешение на формирование квитанции через приложение.

  • Офисный ККТ создаёт чек и направляет его в налоговую. Информация о квитанции приходит в приложение и добавляется в QR-код.

  • Курьер предъявляет QR-код покупателю, чтобы тот его оцифровал и получил реальный документ.

Как перейти на электронные чеки

Для начала нужно завести онлайн-ККТ с фискальным накопителем и подключить его к сети. Кроме этого, понадобится:

  • Подключиться к оператору фискальных данных и платёжному сервису (для онлайн-магазинов), чтобы фиксировать оплату и информировать об этом ФНС.

  • Оплатить услуги ОФД по отправлению цифровых квитанций.

  • Обновить учётную систему и ПО кассы.

Как лучше отправить чек на электронную почту или телефон

Полностью отказываться от привычных чеков нежелательно. В магазине может пропасть интернет, или покупателю будет нужен именно бумажный документ.

Лучше выбрать вариант, когда программа позволяет продавцу самостоятельно решать, формировать квитанцию или нет. Сделать это можно через следующие сервисы: «Касса МойСклад», «БИФИТ Касса», I-Retail и так далее. Многие из них без проблем работают как с десктопными, так и с мобильными ОС. Разберём оба случая на примере «Кассы МойСклад».

Инструкция для Windows и Linux

Укажите в чеке названия нужных товаров.

Кликните на «Итого». В открывшейся форме оплаты в блоке «Электронный чек» выберите подходящий вариант.

С правой стороны от номера телефона появится опция «Печатать бумажный чек» (она изначально активирована). Для отключения, переместите бегунок влево.

После этого закончите продажу и проведите выдачу электронных чеков клиенту.

Для каждой следующей операции процедуру придётся повторять — бумажный чек формируется по умолчанию.

Инструкция для Android и iOS

Порядок оформления цифрового чека для мобильной версии сервиса практически ничем не отличается от десктопной. Здесь так же нужно выбрать товар, перейти к оплате и указать покупателя.

После этого необходимо кликнуть на иконку квитанции и пройти следующие шаги:

  • Для Android. Указать, куда пойдёт отправка электронных чеков. Заполнить все данные и отключить функцию распечатки документа.

  • Для iOS. Написать email или телефон клиента и так же сдвинуть появившийся слайдер «Печатать бумажный чек» влево.