Что такое матрица RACI и как её построить

Правильное распределение ресурсов и зон ответственности — ключевая задача проектного управления. Ошибки приводят к срыву сроков проекта и неудовлетворительным результатам.

Если в проектной команде много участников из разных бизнес-подразделений, матрица RACI позволяет оценить, достаточно ли ресурсов, определить роли в проекте, а также упростить контроль над согласованием.

В этом материале рассмотрим преимущества и недостатки RACI, принципы её построения и способы избежать распространённых ошибок.

Главное о матрице RACI

Матрица RACI появилась в 1970-е годы в сфере проектного консалтинга, с тех пор её широко используют для распределения ролей и ответственности в проектах. Другое название — матрица полномочий и ответственности — расшифровка аббревиатуры:

По сути, матрица RACI представляет собой таблицу, где можно посмотреть роль каждого участника команды в любой проектной задаче.

Построение матрицы ответственности RACI

Матрица ответственности нужна, чтобы формализовать отношения внутри команды во время работы над проектом. Поэтому перед её заполнением необходимо подготовить описания ключевых фаз проекта и наполняющих их задач. А также сформировать рабочую группу. RACI используют как для проекта в целом, так и для конкретных этапов.

Предположим, проектная команда работает над запуском триггерных рассылок с МТС Exolve. Тогда верхнеуровнево команде предстоит решить следующие задачи:

1. Настроить коммуникационный модуль CRM.

2. Интегрировать его с сервисом отправки рассылок.

3. Написать бизнес-требования по настройке триггеров.

4. Подготовить шаблоны для рассылки в каналах email и SMS.

5. Настроить атрибуты фильтрации и персонализации.

6. Настроить триггерные сценарии.

7. Настроить отчётность.

8. Запустить кампании.

Работать над проектом будут: технический CRM-специалист, менеджер по персональным коммуникациям, копирайтер, аналитик, подрядчик по предоставлению сервиса отправки, проектный менеджер.

Тогда до заполнения таблица будет выглядеть так:

Структура таблицы готова, распределяем роли. Важно понимать, что каждый член команды может совмещать несколько ролей, но на каждую задачу должен быть определён только один человек с ролью Accountable.

После заполнения матрица будет иметь примерно такой вид:

Теперь наглядно видно, кто работает над выполнением проектных задач и какую функцию выполняет. Если совместить таблицу с графиком проекта, у управленца появляется удобный инструмент, а у участников — прозрачное понимание собственной ответственности и ролей коллег.=

После первичного заполнения и обсуждения с командой распределение ролей может измениться. После согласования структуру матрицы не стоит корректировать до окончания проекта.

Модификации матрицы RACI

Матрица имеет ряд модификаций. Наряду с классической моделью используются следующие виды:

• RASCI, где добавлена роль Support — человека, который помогает в выполнении задачи.

• RAS — базируется только на трёх ролях: ответственного, согласующего и помогающего.

• DACI — по сути дублирует RACI, но конкретизирует действия участников. Она включает инициаторов, согласующих, ответственных и информируемых.

• CARS — включает роли коммуницирующего, согласующего, выполняющего и помогающего. Коммуницирующий — это человек, который обеспечивает информирование о статусе выполнения задачи.

• CLAM — включает роли ответственного, лидирующего, согласующего, наблюдающего.

• RACIQ — это классическая модель, но здесь добавлена роль человека, проверяющего качество выполнения задач.

• RACI-VS — добавлены роли верифицирующего и подписывающего.

Существуют и другие модификации матрицы, где либо добавляют новые роли, либо конкретизируют существующие. Разные организации могут адаптировать структуру матрицы под собственные бизнес-процессы и роли, принятые в компаниях. Однако не стоит чрезмерно усложнять, чтобы не снизить эффективность инструмента, цель которого — сделать проектное взаимодействие проще.

Преимущества и недостатки матрицы RACI

Эффективность матрицы подтверждает многолетнее её использование. Кроме того, преимущества, которые она вносит в проектное управление, достаточно очевидны.

К ним относятся:

• Наглядное и прозрачное отображение распределения ответственности и ролей в проекте.

• Выделение задач, на которые выдано недостаточно ресурсов, или, напротив, тех, к которым привлечено избыточное количество сотрудников.

• Препятствие невыполнению задач и перекладыванию ответственности.

• Упрощение проектной коммуникации: каждый участник понимает, к кому и по каким вопросам можно обратиться.

Однако есть и ряд недостатков:

• Матрица больше подходит для небольших и средних проектов, иначе окажется слишком сложной для восприятия.

• Возможно недопонимание: проектная иерархия иногда отличается от кросс-функциональной или иерархии внутри отдела, что может провоцировать рабочие конфликты.

• RACI — статичная матрица, а современные проекты характеризуют довольно динамичные изменения. Это требует времени, что в целом замедляет процессы.

• Из-за чёткого описания ролей и распределения ответственности считается, что матрица может препятствовать инициативности внутри рабочей группы и понижать командный дух, потому что люди не захотят выходить за рамки обозначенных ролей.

• Матрица, в отличие от других инструментов проектного управления, не имеет отсылок к срокам выполнения задач. Вместе с тем это важно, как и последовательность работ. Однако диаграмма Ганта позволяет совместить все элементы проектного управления в одном документе.

Недостатки можно нивелировать через корректную коммуникацию и разъяснения сути ролей проектной иерархии. Однако необходимо признать, что матрицу RACI лучше использовать при презентации проектной деятельности и на этапе планирования, тогда как для управления и контроля реализации проекта понадобятся дополнительные инструменты.

Типичные ошибки при заполнении матрицы

Простота матрицы и её прозрачность сводят ошибки к минимуму. Мы собрали список рекомендаций, которые позволят полностью их избежать:

• По завершении работы над матрицей убедитесь, что для каждой задачи определены Responsible и Accountable.

• На каждую задачу назначьте только одного Accountable.

• Роли Responsible и Accountable лучше совместить одному исполнителю и только для простых задач.

• Избегайте ситуаций, когда на одной задаче есть два Responsible. Если над процессом трудится несколько специалистов, лучше разбить его на работы, число которых равно количеству сотрудников.

• В строке исполнителей указывайте конкретных людей, а не группу лиц. Желательно вписывать имя и фамилию, а не должность или отдел.

• В матрице используйте те же формулировки, что и в плане проекта, чтобы избежать разночтений.

• Записывайте крупные задачи или вехи проекта, мелкие и рутинные вопросы усложнят её восприятие.

• По завершении работы над матрицей нужно оценить, равномерно ли распределена нагрузка между участниками проекта. Необходимо проанализировать, нет ли сотрудников, которые слишком часто выполняют роль Responsible или Accountable. Иногда стоит включить в матрицу Supportive, или помощника.

• Уделите время разъяснению проектных ролей и ожиданиям от каждого члена проектной команды.

• Заранее задумайтесь над потенциальными конфликтами, которые могут быть вызваны распределением ответственности, и отработайте их.

Правильный подход к работе над матрицей и чёткие коммуникации со стороны менеджера проекта позволят эффективно управлять распределением ответственности и оптимизацией нагрузки на участников команды.

Кейс

Клиент запускал триггерные SMS-кампании на базе SMS API. Это был первый подобный проект заказчика, поэтому команда испытывала затруднения с определением участников группы и их зоны ответственности.

Использование матрицы RACI — S (с подписывающим) помогло систематизировать задачи и правильно организовать деятельность команды. Добавление подписантов сократило количество итераций в работе над проектной документацией.

Результат:

• Соблюдение сроков проекта.

• За первый месяц с момента завершения проекта было отправлено 50 000 SMS.

• Показатель доставляемости составил 98%.

Заключение

Матрица распределения ответственности — наглядное и простое решение базовых задач по распределению ответственности и оптимизации ресурсов. Особенно эффективно её использование при kick-off-встречах, презентации проекта, обсуждении и планировании его с проектной командой.

Этот инструмент лучше подходит для управления небольшими и средними проектами, а если речь идёт о крупных — то для более тщательного анализа ресурсов для определённых этапов.